Gastos medios mensuales de las empresas de nueva creación y de las pequeñas empresas

12.10.2020
Dayna Smith
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Desde el principio, es fundamental saber qué tipo de nueva empresa se está creando. Hay una diferencia entre las startups y las pequeñas empresas. Aunque la intención es la misma: "poner en marcha" un nuevo negocio, las diferencias son manifiestas. Las startups suelen estar relacionadas con la tecnología y no se centran principalmente en la rentabilidad inmediata. Por el contrario, lo más probable es que una pequeña empresa busque generar efectivo rápidamente. Aunque tanto las startups como las pequeñas empresas se encontrarán con los mismos retos de gastos mensuales medios, este artículo va a hacer hincapié en las startups.

Como empresa emergente, no cabe duda de que tienes una idea genial, refinada y preparada para irrumpir en el mercado. Supongamos que cuenta con inversores y con la financiación necesaria para empezar a trabajar. La ventaja de ser una startup es que no tienes que ser necesariamente rentable desde el primer día. Sin embargo, debe asegurarse de que su primera ronda de financiación sea suficiente para recorrer el camino hasta que esté listo para hacer una segunda oferta. Normalmente, las empresas de nueva creación no necesitan mucho personal en un primer momento. Esto se debe a que el tipo de negocio, a menudo software, se dirige a muchos usuarios sin necesidad de una proporción de empleados. 

Estos son algunos de los costes que hay que tener en cuenta a la hora de planificar la puesta en marcha.

Espacio de oficina

Las nuevas pequeñas empresas, al principio, pueden operar desde casa. Aunque la idea se haya gestado en un garaje, para que una startup despegue, se necesitará un espacio de trabajo. El espacio comercial puede suponer una inversión inicial considerable, ya que algunos propietarios de locales comerciales exigen un pago inicial. También habrá que pagar otros gastos mensuales, como los servicios públicos (gas, agua, electricidad, teléfono, Internet, etc.), el mantenimiento del edificio y los impuestos locales.

Al calcular los gastos medios mensuales en este ámbito, la tarifa de un espacio de coworking podría ser su opción preferida.

Mobiliario

Ni que decir tiene que, una vez que hayas conseguido un espacio de trabajo adecuado, es más que probable que necesites un lugar donde sentarte. Los escritorios y las sillas pueden suponer un gasto importante. Pero recuerda que el mobiliario comprado se convierte en un activo de la empresa, aunque se deprecie.

Material de oficina

Los suministros de oficina -los productos consumibles que su personal utilizará para llevar a cabo sus actividades- pueden suponer hasta el 10% de su gasto mensual. Puede ser un enfoque sensato calcular un coste de suministros "por persona". A continuación, esta cifra puede multiplicarse para obtener un gasto mensual. Se puede ahorrar en productos físicos si se realizan más negocios de forma digital.

Requisitos informáticos: Suscripciones a SaaS y presencia en la web

Los gastos informáticos son siempre un coste elevado para las organizaciones de cualquier tamaño. Tanto si el hardware físico es una compra única como si se trata de un acuerdo de arrendamiento continuo, es probable que haya otros gastos mensuales en esta categoría: el software como servicio (SaaS). 

Hoy en día, la mayoría de las veces, los paquetes de software se suministran en base a una suscripción "por asiento". Utilizando la computación en la nube, el SaaS es, con mucho, la forma más común de que una startup gestione sus necesidades de software. Estos productos dan servicio a muchas categorías, como el marketing, las comunicaciones para la gestión del personal y el área legal. Desde el principio, sería prudente determinar qué plataformas se necesitarán y cuántas licencias de asiento se necesitan. 

La escalabilidad en este sentido es esencial, así como el control sobre sus suscripciones, métodos de pago y otras variables como las que Monthly le permite poner fácilmente en orden para gestionar sus gastos medios mensuales más fácilmente.

Del mismo modo, como las startups suelen estar relacionadas con la tecnología, se necesitarán conexiones a Internet de alta velocidad y capacidad de servidor. Una vez más, es esencial tener en cuenta la escalabilidad instantánea, pero recuerda que una ampliación a corto plazo también supondrá un aumento de los costes.

Toda nueva empresa necesita una presencia en la web. Las empresas de nueva creación, por ser lo que son, dependerán sin duda en gran medida de su sitio web. Las agencias externas pueden participar en el desarrollo, la producción, el despliegue y el mantenimiento, todo ello con sus propios costes asociados. Además, como ya se ha dicho, un sitio web necesita un lugar donde residir y servir. Habrá que asegurar la capacidad del servidor y el ancho de banda para que su producto llegue a todo el mundo.

Costes de personal

Se trata sin duda del gasto mensual más importante para cualquier entidad comercial. Desde el principio, es esencial determinar el nivel de remuneración que se piensa ofrecer. También hay que tener en cuenta las prestaciones que se ofrecerán. Una empresa de nueva creación debe tener en cuenta lo siguiente: salarios, primas, estipendios, comisiones, pago de horas extras e impuestos/contribuciones aplicables. Otra nota importante es que una factura salarial mensual puede cambiar muy rápidamente, y siempre debe dejarse espacio para el crecimiento. Del mismo modo, el uso de un servicio de nóminas también supondrá un gasto mensual. Los paquetes SaaS son habituales cuando se gestionan actividades relacionadas con el personal, otra factura de software a tener en cuenta.

A plantilla del modelo financiero puede ayudarle fácilmente a tener en cuenta estos costes.

La banca y la rentabilidad de los inversores

Como se ha mencionado anteriormente, en los primeros días, es poco probable que los inversores busquen un rendimiento inmediato de su inversión. Es más probable que busquen conseguir un múltiplo favorable cuando llegue el momento de recapitalizar y el negocio se valore de nuevo, a través de una nota convertible, por ejemplo. Dicho esto, todavía habrá que tener en cuenta los costes financieros, como la banca comercial y el procesamiento de pagos. Obviamente, los gastos en los que se incurra dependerán del tipo de empresa que se ponga en marcha, pero la realidad es que el negocio necesitará un lugar donde poner su dinero y la banca no es gratuita. Una vez más, es prudente mencionar que es probable que se necesiten paquetes de contabilidad SaaS.

Seguros

Toda nueva empresa va a necesitar varias pólizas de seguro para proteger los activos, los intereses de los inversores y los empleados. Como mínimo, los gastos mensuales de puesta en marcha incluirán la contratación de seguros de responsabilidad civil y de propiedad. Además, es probable que una empresa requiera una indemnización por accidente laboral, responsabilidad profesional y cobertura de "hombre clave". Ya sea que estos productos provengan de un solo proveedor o de múltiples fuentes, es inevitable incurrir en un gasto continuo.

Marketing y promociones

La comercialización de una empresa nueva no es una tarea fácil. Este coste representará una parte considerable del gasto inicial y continuo. La agencia o el personal interno que elijas determinará dónde se dirigirá el mensaje de la nueva empresa (en línea o en prensa, por ejemplo) y gastará un presupuesto en consecuencia. Estos costes serán continuos y probablemente crecientes. A medida que la empresa crezca y se llegue a más clientes/usuarios, también será necesario atraer más a través de múltiples medios.

Cuando se planifica el lanzamiento de una startup, la lista de gastos mensuales puede parecer interminable. Obviamente, depende del mercado al que se dirija la startup, pero muchos de los requisitos de costes son los mismos independientemente. Una planificación cuidadosa y las herramientas adecuadas de SaaS Ops son fundamentales desde el principio. La identificación de las necesidades de la empresa en una fase temprana ayudará a presupuestar y a garantizar que el bote de dinero llegue a buen puerto. Asegúrese de que Monthly está ahí para ayudarle.

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