Aspectos básicos de la declaración de gastos para las nuevas empresas

25.2.2021
Angélica A.
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Cómo hacer un seguimiento de los gastos de la empresa

Mantener los gastos en orden es una parte crucial de la salud financiera, especialmente para cualquier negocio que esté empezando. Gestionar e informar sobre los costes es vital para la declaración de impuestos, por ejemplo. Y también es fundamental identificar las áreas en las que una empresa puede ahorrar dinero. Forma parte de la capacidad de ajustar cualquier presupuesto para tomar decisiones informadas. Y esto incluye tener en cuenta cómo está cambiando el mercado, por ejemplo. 

Así que, incluso o particularmente cuando el flujo de caja es bajo, sigue siendo una gran idea establecer y mantener un sistema de seguimiento. Mantén un rastro claro de los gastos de tu empresa, independientemente de lo comúnmente tediosos que puedan ser los fundamentos de los informes de gastos para las startups. 

Esto tampoco es algo que podamos hacer mientras seguimos con otros aspectos de nuestra vida. En efecto, debemos mantener separados nuestros gastos personales y los de la empresa. Y decidir cuál es la mejor manera de gestionar e informar sobre los fondos gastados en cada caso. 

Permítenos ayudarte con un poco de información para todo eso, empezando por lo que es el informe de gastos, ya que destacamos los aspectos básicos del informe de gastos para las startups. 

¿Qué es el informe de gastos?

Cuando utilizamos este término, nos referimos a todas aquellas decisiones relativas a la tramitación y el pago de los diferentes costes de una empresa. Se trata de un proceso tan evolutivo como el de cualquier empresa nueva. Lo que se necesita aumentará y se volverá más y más complejo a medida que las actividades de la empresa crezcan. 

Estamos hablando de mantener todos los gastos organizados en el informe de gastos en caso de que alguien nos audite para los impuestos, por ejemplo. Sin embargo, este tipo de órdenes también ayudan a comprender claramente la asignación de fondos. Racionalizar el destino del dinero de la empresa y asegurarse de que se cubren todas las facturas a tiempo. Llevar a cabo esta tarea de forma adecuada también supone reducir el papeleo y liberar a nuestro equipo financiero para tareas más importantes en su lista de trabajo. Deje de perder el tiempo en aspectos que pueden automatizarse con la hermosa ayuda de las nuevas tecnologías. 

Fundamentos de la gestión de gastos

Como hemos dicho, la gestión de nuestros costes globales y por minutos es una cuestión de tomarse muy en serio todo el bienestar financiero de nuestra empresa. El proceso implica a grandes miembros del equipo de finanzas que pueden asegurar que cumplimos con las leyes y regulaciones cuando sea necesario. Y evitar futuros problemas de diversa índole con cualquier institución. 

Otra parte de la gestión de costes consiste en comprender las funciones de cada uno en una empresa. Y comprobar quién necesita qué sistemas y el acceso correspondiente para comprar licencias para ese número de personas que realmente utilizarán un software específico. 

Y luego está el seguimiento. Registrar y validar cómo se gasta nuestro dinero es crucial para una claridad decisiva. Por eso recomendamos utilizar un software de seguimiento de gastos para lograr procesos impecables y automatizados.

La mejor manera de controlar los gastos

Por supuesto, cada empresa debe encontrar el método de seguimiento de gastos que mejor le funcione. Si eso significa anotar cada uno de los pagos en un cuaderno y eso funciona eficazmente, puede ser estupendo. Sin embargo, en términos realistas con los movimientos del mercado actual, bueno... la tecnología puede ayudar. Sin embargo, la mayoría de los pagos probablemente ya se realizan en línea. Y este registro puede ser una cuestión de configuración para enumerar todos los cargos de recurring a una tarjeta de crédito específica. Por otra parte, puede ser muy fácil perder la pista de nuestros cargos, especialmente si no estamos prestando mucha atención a los detalles.

Por otro lado, la mayoría de las empresas ya utilizan un software de seguimiento de gastos, para ser sinceros. Estas plataformas ofrecen soluciones que facilitan la vida. Y automatizar cada paso del proceso puede contribuir a reducir los errores humanos.

¿Qué es una aplicación de seguimiento de gastos?

Probablemente haya oído hablar de las aplicaciones de seguimiento de gastos en este viaje. Esas herramientas pueden ayudar a las empresas de varias maneras. No se trata sólo de procesar todos los gastos que cubrimos. Estas apps dan visibilidad sobre el flujo de caja y también pueden ser útiles para la elaboración de presupuestos y la planificación estratégica.

Una aplicación de seguimiento de gastos puede ahorrar dinero y mucho tiempo con sólo procesar nuestros datos. 

Cómo elegir el rastreador de gastos perfecto

Una parte esencial de la elección de una aplicación de seguimiento de gastos es pensar en la escalabilidad. Elige una que sea realmente útil para tu empresa, especialmente cuando empiece a hacer negocios. Y ojalá también consigas un servicio que sea muy fácil de usar para todos los involucrados.

¿Qué son las herramientas SaaS?

SaaS son las siglas de software como servicio. Y las herramientas de este tipo pueden ser como las de suscripción, en las que contratamos servicios para algo que no queremos hacer o desarrollar internamente. El SaaS puede ser útil para las ventas, la atención al cliente, la comunicación, el marketing, las herramientas para desarrolladores, etc. 

La mayoría de las startups ya confían en las herramientas SaaS, lo que significa lidiar con muchos detalles en torno a nuestras suscripciones. Y normalmente pagamos por las herramientas SaaS durante un periodo concreto. No son más que formas cómodas de resolver procesos sin un gasto considerable.

Gestione fácilmente sus pagos de SaaS.

¿No quiere ocuparse de todas sus suscripciones de SaaS? ¿Las fechas, las renovaciones, las cancelaciones y los aspectos relacionados son demasiado para manejar? Obtenga uno de los muchos software de seguimiento de gastos que pueden completar ese trabajo por usted. 

Cómo puede ayudar Recurring .

Recurring es sin duda una de esas herramientas. La plataforma no sólo gestiona todas las suscripciones de una startup desde un único lugar. En realidad es una forma de dar información a los usuarios para agilizar los procesos internos. 

Elimine los esfuerzos desperdiciados y haga del seguimiento de los gastos un proceso más eficiente. Deshágase de las herramientas huérfanas, permita que le lleguen sugerencias inteligentes y optimice lo que ocurre en el lado de las herramientas SaaS. ¿No suena todo esto fructífero?

Deja que Recurring haga el trabajo sucio

En Recurring, encontrará una ventanilla única para gestionar el software de suscripción. Como hemos dicho, la herramienta no sólo hace un seguimiento de nuestros gastos, sino que también los optimiza, ya que da consejos para que los usuarios se beneficien de nuevas herramientas más adecuadas e inteligentes. Son formas de ayudar en las tareas que necesitamos. 

Esta plataforma nació para resolver una deficiencia identificada en las plataformas SaaSOps en su conjunto. Está diseñada para ayudar a startups como la que ha creado la herramienta. Y pocas empresas están honestamente tan bien posicionadas para haberlo hecho. 

Deja que la herramienta defina qué miembros del equipo pueden ser eliminados de determinadas plataformas, por ejemplo. Y conecte el software de contabilidad a él para los correos electrónicos de trabajo. Hacerlo es una forma de recoger fácilmente las facturas o medir la actividad de los usuarios.SSO y los registros de G Suite ayudan en ese sentido. 

En definitiva, deje que hasta la facturación esté en su mejor momento con herramientas de SOM centralizadas como Recurring. Se trata de herramientas creadas para echar una mano crítica y amistosa a las empresas que empiezan.

Prueba con Recurring

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