Gastos de la empresa: Cómo hacer un seguimiento de los mismos

12.10.2020
Frederik Farrell
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Todas las empresas, desde las grandes corporaciones hasta las pequeñas operaciones caseras, van a incurrir en gastos empresariales durante el curso normal de su actividad. Cada año, estos gastos se acumularán, y es importante que cada propietario gestione sus finanzas de una manera que haga un seguimiento de sus gastos de forma precisa y eficiente, a la vez que sea fácil de usar y entender. Esto es especialmente importante para registrar con precisión todas sus deducciones fiscales. 

Echemos un vistazo a los distintos componentes que su empresa debe tener en cuenta para este ámbito concreto de actuación.

Por dónde empezar con los gastos de la empresa

Toda empresa necesita una plataforma sólida sobre la que asentar sus cimientos, lo que implica contabilizar con precisión la fase inicial. A medida que tus ambiciones crezcan, también lo hará tu necesidad de más recursos y, evitar quedarte sin dinero es una de tus principales responsabilidades como CEO de una startup.

Una cuestión fundamental que muchas empresas no reconocen puede parecer obvia: ¿cuáles son los costes iniciales reales?

A continuación, le presentamos un rápido desglose de tres áreas clave de preocupación a la hora de poner en marcha su negocio.

1. Prepara tus hojas de cálculo financieras y asegúrate de calcular los costes de lanzamiento antes de abrir tus puertas


Muchas empresas de nueva creación fracasan simplemente por una mala planificación desde el principio. No te apresures a introducir nuevos pasivos sin asegurarte primero de que puedes hacerles frente. Estar al tanto de tus cuentas desde el primer día garantizará que tu startup tenga la mejor oportunidad de triunfar. Esto también puede incluir cualquier plan relacionado con los inversores, la estimación de los beneficios, un análisis exhaustivo del punto de equilibrio o incluso la obtención de préstamos.

Este plantilla del modelo financiero puede ayudar.

2. Averigüe cuáles serán realmente todos sus costes operativos

En el día a día, sea cual sea el tamaño de su empresa, habrá gastos empresariales diarios inevitables. Puede que sólo se trate del coste de la electricidad para alimentar su ordenador portátil y su almuerzo diario, o puede que se trate de una inversión mucho mayor. Cada negocio tendrá necesidades diferentes, y será importante determinar si se trata de un pequeño servicio en línea, de una tienda física o de algún otro tipo de operación. Sin embargo, para empezar, la consideración principal aquí se basa en lo que podría ser un día "normal" de operación para su empresa, incluso incluyendo esos gastos de SaaS tan necesarios.

3. Calcular todo y asegurar la financiación


Ahora que ya has mirado todos los libros y estás seguro de que puedes llevar la cuenta de dónde estás exactamente con tu negocio, es el momento de asegurar la financiación. No importa cómo lo hagas, habrá algún tipo de inversor o patrocinador que querrá saber exactamente cómo piensas utilizar los fondos para crear un resultado beneficioso para la relación. Asegúrate de estar preparado para responder a cualquier pregunta que pueda surgir relacionada con este aspecto del desarrollo.

Si fueras un inversor, ¿qué preguntas le harías a alguien en tu lugar?

Ahora que has visto algunos de los puntos de partida básicos que harán que tu negocio vaya en la dirección correcta, vas a necesitar profundizar en cómo puedes seguir prosperando. Aquí es donde las diversas herramientas y recursos que Mensualmente pueden ayudarle a mantenerse en la cima con facilidad.

Monthly es una ventanilla única diseñada para mantener todos sus gastos de SaaS en el camino, ayudándole a gestionar su software y herramientas de suscripción de una manera sencilla. Sin embargo, antes de profundizar en ello, hay algunos puntos clave más que vas a tener que tener en cuenta para que tus costes funcionen.

La automatización como aliada de su negocio

En lo que respecta a las finanzas, es necesario emplear algún tipo de servicios automatizados para hacer un seguimiento de las cosas, siempre que sea posible. De hecho, algunas empresas incluso han invertido directamente en el crecimiento de la infraestructura con el fin de manejar esta área de preocupación con precisión y eficiencia. Cualquiera que sea el tipo de negocio que se lleve a cabo, es imprescindible disponer de un método seguro y probado para la contabilidad y el registro de cualquier deuda relacionada con las finanzas.

En igualdad de condiciones, he aquí algunos conceptos principales iniciales que podrían hacer girar sus ruedas en la dirección correcta sobre cómo mantener una imagen precisa de sus operaciones.

  • ¿Qué aplicaciones, software u otras herramientas automatizables puede conectar a las operaciones diarias de su empresa y tener confianza en su uso?
  • ¿Existen nuevas aplicaciones, software, técnicas o enfoques para analizar un sector potencialmente obsoleto de su empresa?
  • Si tiene éxito un mes pero no tiene mucho éxito el siguiente, ¿cuántas pérdidas experimentará?
  • ¿Cuánto puede costar el alquiler continuo de la propiedad de su empresa, y cuáles son los servicios asociados a ello?
  • ¿Cuáles son los salarios que perciben sus empleados y tiene algún asalariado?
  • ¿Tiene el típico material de oficina o papelería que necesita para que sus empleados lleven a cabo las interacciones comerciales habituales?
  • ¿Qué hay de los costes de los seguros, los gastos legales, todo lo relacionado con la salud y la seguridad, los planes de jubilación o incluso los costes de las licencias en curso?
  • ¿Cómo es su departamento de marketing? ¿Necesita que se genere un informe de gastos continuo para hacer un seguimiento?
  • ¿Su empresa sólo tiene un empleado y, en caso afirmativo, cuáles son los gastos empresariales no típicos que experimenta?
  • ¿Cómo se hace un seguimiento de todos los objetivos trimestrales, y si se están cumpliendo o no con facilidad?

No se trata de una lista exhaustiva, pero responder a cada una de estas preguntas con exactitud le hará avanzar en la dirección correcta para considerar cuáles son las áreas de interés para su negocio en particular. Por supuesto, querrá consultar con un contable registrado o un especialista en impuestos si tiene alguna pregunta específica relacionada con su situación.  

Al final de cada día, usted quiere saber que será capaz de calcular el resultado final obtenido de los logros de ese día, y lo más probable es que despliegue un conjunto único de herramientas y recursos para mantenerse al tanto de cómo conseguirlo. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que está al tanto de todas sus herramientas y recursos propios?

Aquí es donde la aplicación Monthly le ayudará a aliviar muchas de sus preocupaciones con respecto a mantener una imagen clara de dónde está y hacia dónde se dirige cuando se trata de sus gastos de SaaS. Regístrese ahora para empezar a hacer un seguimiento de su SaaS y optimizarlo para la grandeza.

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