Lista de conocimientos imprescindibles del software de gestión de gastos

4.6.2021
Angélica A.
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Si reuniéramos todo lo que sabemos sobre el software de gestión de gastos, probablemente no acabaríamos nunca. Así que hemos decidido reducir nuestros conocimientos a una lista esencial de software de gestión de gastos que hay que conocer ahora mismo. 

Esperamos que este tipo de formato fácil de digerir ayude a comprender rápidamente todos los aspectos primarios de la gestión de los gastos con la última de todas las tecnologías disponibles. Los tiempos nos llevan cada vez más a las transacciones en línea, y los gastos de gestión no son diferentes. 

Veamos cómo sacar el máximo partido a lo que el software de gestión de gastos puede ofrecer a tu startup. 

¿Qué es un software de gestión de gastos?

Elsoftware de gestión de gastos se refiere a las plataformas en línea que pueden ayudar con los gastos de la empresa. Los ejemplos pueden ser variados. Incluyen el pago, el procesamiento e incluso la auditoría de lo que nuestros empleados han introducido en una plataforma.

Para ello es vital la forma en que dialogan con otras aplicaciones que pueden ayudarnos a gestionar otros aspectos críticos de nuestras empresas. Desde los viajes hasta las nóminas, pasando por los simples gestores de tiempo, estas herramientas pueden funcionar de forma óptima gracias a las integraciones. 

¿Por qué utilizar un software de gestión de gastos?

Hemos experimentado de primera mano lo difícil que es gestionar una pila completa de herramientas de software como servicio (SaaS). Además, se convierte en un reto increíble a medida que una startup crece.

El software de gestión de gastos es vital porque facilita lo que de otro modo podrían ser tareas de seguimiento que simplemente nos quitan mucho tiempo. Lo bueno es que estas plataformas pueden funcionar como una ventanilla única para gestionarlo todo. Al igual que la gestión centralizada de software (CSM), estas interfaces pueden agilizar muchos procesos. 

De este modo, ofrecen a los usuarios la posibilidad de crear, compartir y, en general, gestionar todos los aspectos comerciales de una empresa. Al igual que algunas aplicaciones pueden ocuparse de todos los esfuerzos de marketing relacionados con el correo electrónico, el software de gestión de gastos puede ocuparse de los gastos de una empresa de forma óptima. 

Además, reduce considerablemente el despilfarro eliminando todos los rastros de papel al pasar a las transacciones en línea. Esto supone inmediatamente una agilidad en nuestras necesidades. Al compartir estas herramientas con un equipo, puedes optimizar la visualización de muchos aspectos financieros.

Además, descubra cómo mejorar lo que está haciendo con estas recomendaciones de aplicaciones inteligentes. Recurring, por ejemplo, utilizará datos anónimos de la empresa para encontrar empresas similares a la suya. Basándose en ello, la aplicación también recomendará herramientas nuevas o similares. Éstas se refieren a otros medios con los que las empresas como la tuya están trabajando para obtener resultados aún mejores. Como nos gusta decir, el uso de estas herramientas es como si Product Hunt se encontrara con Netflix, pero para recomendaciones de plataformas.

Además, reduzca los pagos innecesarios, las comisiones de demora y muchos otros gastos evitables con estas herramientas. El beneficio de recurrir a ellas radica en el control del gasto y la optimización del mismo mediante opciones de ahorro. 

Por último, al poder integrar otros programas informáticos, puede seguir con sus plataformas de contabilidad o de nóminas al pasar a este tipo de atención centralizada, también. SSO y GSuite son nuestros aliados en este sentido para hacer un seguimiento rápido del uso de las plataformas SaaS de los usuarios. Hacerlo permite a los líderes saber qué miembros del equipo están aprovechando las funciones de pago y qué herramientas se pueden eliminar. Esto, por supuesto, se hace para optimizar los gastos.

¿Quién utiliza el software de gestión de gastos?

Recurring ha sido diseñada pensando en los fundadores y gestores. Esto es así porque la herramienta ayuda a realizar un seguimiento de los gastos, el uso y la eficiencia de todas las plataformas de la startup. Y eso puede ahorrar un tiempo precioso para asuntos más urgentes de la empresa. 

Para un equipo como el de nuestros contables, el uso de este tipo de software puede traducirse en no tener que esperar nunca más los informes contables, por ejemplo. Lo mismo ocurre con proyectos más extensos y amplios a escala empresarial.

Prueba con Recurring

¿Cómo se gestionan los informes de gastos?

No cabe duda de que podemos trabajar para mitigar los costes y evitar gastos innecesarios cuando gestionamos las declaraciones de gastos. Sobre todo porque algunos de nuestros gastos podrían estar relacionados con el fraude en las devoluciones. Por ejemplo, ayuda a pensar en posibles políticas internas de gastos. Lo ideal sería que esto ocurriera cuando no estuviéramos muy metidos en números rojos y pudiéramos considerar flujos de dinero elevados. 

También hay que utilizar la tecnología, de nuevo, como Recurring, para registrar los gastos de forma que se puedan elaborar rápidamente informes para usted. También podemos incluir imágenes digitales de las facturas para agilizar nuestros procesos y utilizar el almacenamiento en la nube en nuestro beneficio. 

Por si acaso, considere la posibilidad de recurrir a tarjetas de crédito corporativas para cotejar los extractos bancarios con los gastos declarados. Hacerlo puede ser de gran ayuda. 

Por último, audite con frecuencia todo lo anterior. Establezca una rutina para sentarse y comprobar todo lo que se registra. Cada trimestre, dos veces al año o anualmente suelen tener sentido a nivel corporativo.

¿Cuál es el mejor software de informes de gastos?

Ahora que hemos hablado tan bien de las soluciones informáticas para este tipo de seguimiento de costes, por supuesto, ofreceremos soluciones en una aplicación de primera categoría que puede ayudar en estas tareas vitales. 

La mejor aplicación de gestión de gastos hoy en día puede provenir de una larga lista de programas. Busque el que responda a las necesidades precisas de su negocio. 

Recurring es nuestra opción número uno, por supuesto. Si te centras principalmente en el software que ofrece una prueba gratuita, ten en cuenta que estas plataformas tienen limitaciones. Y éstas suelen referirse a las características o al tiempo de uso.

Esto también hace que Recurring sea la mejor plataforma para una empresa mediana o grande. 

Y tratamos el tema de los precios de forma que pueda beneficiar realmente a su negocio que empieza o crece. Lo aclararemos en nuestra próxima sección. 

A todo esto, tenga en cuenta que también mantenemos los nombres de las empresas disociados de los gastos. Y, ¿sabe qué es también genial? 

Utilizamos los registros que ya están disponibles para su empresa en una cuenta de GSuite, por lo que los empleados no necesitan instalar nada en su extremo.

Precios que se adaptan a usted con Recurring

¿Cuáles son sus gastos mensuales en software? ¿Lo sabe? Tendremos que utilizarlo (o calcularlo en su caso) para saber cuánto va a invertir en Recurring. Nuestro modelo de precios es así de único, y justo. 

Lo mejor de nuestros precios es que nos adaptamos a ti. Con nosotros, el precio no es fijo para todos. Por el contrario, trabajaremos con nuestros usuarios en un promedio de sus últimos 3 meses de gastos para determinar el precio justo. Además, los primeros 1.000 dólares de un mes son gratuitos.

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