Cómo hacer un mejor seguimiento de los gastos de la empresa

7.5.2021
Angélica A.
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Una vez que un negocio está en marcha, es muy fácil estar tan metido en él que nos olvidamos de la mejor manera de hacer un seguimiento de los gastos del negocio. En cambio, estamos inmersos en todo lo que hay que hacer para mantener una empresa en marcha, y rápidamente nos perdemos en otras tareas. Puede que no tenga mucho sentido, ¡pero es real! 

Estamos muy ilusionados con el lanzamiento de aquello que nos apasiona, ¡y nuestra lista de tareas no para de crecer al margen de nuestras múltiples obligaciones! ¿No tienes tiempo para dedicar una atención especial a los detalles de las finanzas? A continuación te explicamos cómo hacer un seguimiento ideal de los gastos de la puesta en marcha. 

El poder de las pequeñas acciones

Despreocúpate de la parte financiera con tus suscripciones. En primer lugar, sepa que muchas pequeñas acciones pueden ayudar. He aquí algunas de ellas, junto con información básica sobre el seguimiento de los gastos de la empresa, para hacer más fácil nuestra vida empresarial. Y mantener nuestras startups en el mejor camino.

¿Qué son los gastos empresariales?

Cuando nos referimos a los gastos empresariales, estamos hablando básicamente de todo lo que tiene que ver con el funcionamiento diario de una empresa. Es fundamental entender los gastos de la empresa. Hay que tenerlos en cuenta, por ejemplo, a efectos fiscales. En algunos casos, especialmente para las pequeñas empresas que empiezan, puede ser difícil discernir entre los gastos personales relevantes y los reales de la empresa.

Enumera los costes de la empresa que afectan directamente a tus operaciones. Es decir, el alquiler de un espacio si estás alquilando una oficina, las facturas de los servicios de ese espacio, todo lo que necesites para fabricar o construir un producto, los salarios, etc. Todos estos son aspectos tangibles o intangibles para llevar a cabo lo que sea que necesites para dirigir tu startup. No incluye el desayuno de esa mañana en el que no podíamos dejar de hacer una tarea, o el negocio fracasaría. Pero sí incluye el asesoramiento legal que necesitábamos para quitarnos de encima un contrato concreto y poder seguir operando. Esperamos que esto aclare un poco los gastos del negocio.  

¿Cómo llevar la contabilidad de una pequeña empresa?

Si acaba de empezar o está pensando en abrir un negocio, aquí tiene unos cuantos puntos que debería conocer en términos de contabilidad inicial. Algunos de ellos son la apertura de una cuenta bancaria, el desarrollo de un sistema de contabilidad y la investigación para presentar correctamente los impuestos. Es probable que tengas que solicitar distintos tipos de financiación. Y, por supuesto, una parte importante de nuestras necesidades contables incluye el seguimiento de los gastos. 

El seguimiento de los gastos es, en realidad, la base de una gran parte del proceso contable de una empresa. Es esencial para la contabilidad, los estados financieros, las declaraciones de impuestos, los gastos deducibles y otras presentaciones.

Reevalúe periódicamente sus métodos.

A medida que su empresa evoluciona, muchos aspectos de la misma cambiarán. Con suerte, sus números también crecerán continuamente. Sin embargo, eso significa que las finanzas se complicarán a medida que avanzas. Así que reevalúa continuamente la forma en que llevas tu proceso interno, especialmente la contabilidad. 

Consejos para el seguimiento de los gastos de la empresa.

El primer consejo que tenemos para ti es que digitalices todos tus recibos. Puede parecer obvio, ya que hoy en día no queremos más papel del que necesitamos. Además, casi todo se está digitalizando por razones evidentes. Pero aún así es importante que te acuerdes de hacerlo y envíes un aviso a todo el mundo al respecto. Es una parte clave para mantener un excelente orden a corto y largo plazo en lo que respecta a las finanzas de la empresa. 

Nuestro segundo consejo es conseguir un software que te ayude a organizar esa información en un solo lugar. Por supuesto, tenemos información valiosa sobre opciones para ti que compartiremos más abajo.

Además, como tercera sugerencia, esfuérzate en mantener separados tus gastos empresariales y personales. Divida esas cuentas incluso como fundador. Esto puede ser difícil de conseguir al principio. Pero mantener los gastos en una cuenta corporativa ayudará a todos, especialmente al propietario de esas cuentas personales, a largo plazo. También es mejor empezar con ese pie desde el principio. O, al menos, lo antes posible. 

También es una buena idea llevar una hoja de cálculo. En ella, detalla cada gasto principal. La mejor opción aquí es, de nuevo, utilizar un software de seguimiento de gastos. De verdad. De esta manera, también podemos asegurarnos de que no se nos escapa nada. 

¿Recuerdas que dijimos que podíamos ayudarte con las opciones de software? ¿Qué tal una lista detallada de los mejores programas informáticos que existen para controlar los gastos de la empresa? Ahora pasamos a eso. 

El mejor software para controlar los gastos

1. Recurring: 

Qué gran opción para gestionar todas las suscripciones de SaaS! Recurring facilita todo el tedioso trabajo de recordar los muchos servicios que estamos pagando y asegurarnos de hacerlo bien a tiempo. También es una herramienta que da recomendaciones inteligentes, ¡que pueden empezar a ahorrarnos rápidamente un valioso dinero!

Prueba con recurring

2. Menta: 

Como gran software para pequeñas empresas, Mint ayuda con los presupuestos y los objetivos en una interfaz sencilla y fácil de usar. La herramienta permite configurar recordatorios para aspectos importantes como facturas específicas, las fechas correspondientes y las compras relevantes.

3. Excel: 

Sí. No sólo es una opción barata, sino que también es una vieja pero buena opción. Excel es la herramienta más accesible en la que se puede pensar para hacer un seguimiento de los gastos de la empresa. Por supuesto, podemos relacionar nuestras necesidades con una simple hoja de cálculo. Y podemos darle todas las categorías principales que necesitamos, la forma y el aspecto que queremos, etc. Sin embargo, tenemos que actualizar manualmente nuestros archivos cada vez que llega un nuevo cargo. Y también tenemos que configurar la mayor parte. Pero también podemos ayudarnos con una de las muchas plantillas que hay para ello si queremos alguna ventaja o no estamos seguros de por dónde empezar.

4. Expensar: 

Haz fotos y guarda los recibos en tu nube sin esfuerzo con esta herramienta. En algunos casos, los recibos pueden incluso cargarse automáticamente en el sistema de Expensify. La plataforma ha integrado un sistema de divisas para que los usuarios dejen de hacer conversiones fuera de la aplicación principal. Una desventaja es que la herramienta no viene con un rastreador de saldo.

Esperamos que esta información haya sido de ayuda. Si está listo para probar nuestra primera sugerencia del mejor software de seguimiento de gastos, prueb Recurring e ahora . 

Prueba con recurring

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