Cómo gestionar su gasto mensual en software de suscripción

18.5.2021
Angélica A.
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Llevar la cuenta de los gastos de la empresa puede ser una tarea muy complicada. En realidad, es un reto estar al tanto de cada uno de los pagos que realiza una empresa, especialmente una con grandes equipos. Saber cómo gestionar mejor los gastos de la empresa puede ser un proceso complicado para la mayoría de las personas. Para ayudar, hemos elaborado unas palabras sobre cómo gestionar el gasto mensual en software de suscripción. 

Imagínese la cantidad de lugares a los que tiene que ir el dinero de la empresa. Son innumerables los gastos que hay que pagar de bolsillo. Y también hay que pensar en las cuentas corporativas y la caja chica, incluyendo diferentes cuentas bancarias o tarjetas de crédito. Pagar las suscripciones de todo el software que necesitan nuestros equipos es una preocupación y un gasto más de los muchos que hay. Para estar al tanto de todo, hay que ser responsable y ahorrar algo de dinero en el proceso. Las herramientas de gestión de suscripciones están aquí para evitarnos dolores de cabeza. Vamos a profundizar en ello a continuación. 

Uso de herramientas de suscripción por parte de la empresa

Los datos de la investigación muestran que el mundo se está moviendo cada vez más hacia el cobro por suscripción. Compartiendo datos de Zuora, CBInsights informa: "Los ingresos entre las empresas de suscripción [han crecido] aproximadamente 5 veces más rápido que tanto el sector minorista como el S&P 500 desde enero de 2012 hasta junio de 2019."

Tal y como están las cosas, las empresas pueden pagar rápidamente hasta 50 suscripciones diferentes en varias herramientas SaaS a la vez. Por eso, los propietarios y gerentes de las empresas pueden volverse locos, concibiendo formas de estar al tanto de los pagos. Para hacerlo bien, los propietarios deben, además, gestionar las nuevas funcionalidades que surjan. Tienen que asegurarse de que todo el mundo utiliza todos los recursos posibles e incluso cancela lo que no funciona para la empresa. 

¿Por qué tener suscripciones mensuales de software?

Por otro lado, hay que tener en cuenta que es más común que las empresas y los consumidores tengan suscripciones mensuales de software. Principalmente porque hay muchas razones por las que ese puede ser el camino a seguir. 

Por un lado, una suscripción mensual es un gasto mensual predecible. Y, desde una perspectiva empresarial, el gasto mensual puede significar estabilidad. Y los consumidores también encuentran toneladas de asequibilidad y comodidad en ese tipo de modelo de precios.

Las suscripciones mensuales también pueden garantizar el uso de la versión más actual de cualquier software. También es más fácil pensar en arreglar rápidamente los problemas en una suscripción mensual si algo no funcionara que en una anual. Y, por supuesto, las suscripciones mensuales son más fáciles de cancelar. 

Por otro lado, si se nos escapa la renovación automática de una suscripción mensual, los costes son menores que los gastos anuales. 

Uso eficaz de las aplicaciones de gestión SaaS

En el sentido anterior, las herramientas SaaS vienen a ayudar a la empresa a sacar partido de su dinero. 

Dado que estos tipos de software ayudan a ahorrar tiempo y recursos, hoy en día es normal que las empresas utilicen el software de operaciones SaaS para diferentes procesos diarios. Hacen que la vida sea más sencilla en general, estando atentos a lo que la industria está utilizando para determinar si lo que están pagando realmente vale la pena.

Sin embargo, las suscripciones múltiples a varias aplicaciones SaaS pueden resultar rápidamente costosas. Por eso, las aplicaciones de gestión de SaaS están echando una mano a la hora de controlar los gastos de la empresa.

Foto de Brooke Cagle en Unsplash

¿Para qué sirven las herramientas SaaS?

Como acabamos de mencionar, las herramientas SaaS ayudan a las empresas de diversas maneras. Es probable que incluso ya le estén ayudando a usted, sin que lo sepa. Sin embargo, algunas de las áreas en las que las herramientas SaaS pueden ser útiles son las ventas y la asistencia relacionada con las herramientas para desarrolladores. También pueden ayudar con las comunicaciones, las herramientas de gestión interna y el éxito de los clientes. 

Si alguna vez piensas en adquirir una aplicación de gestión, ten en cuenta que hay algunas características fundamentales en las que debes fijarte. Las detallaremos a continuación.

Qué hacen las aplicaciones de gestión SaaS por una empresa

Algunas de las funciones que una aplicación de gestión SaaS puede completar para usted, dependiendo de las necesidades de la empresa, son las siguientes:

Acceso a la función: 

Las aplicaciones de gestión SaaS pueden determinar qué miembro del equipo de una empresa necesita acceder a qué herramientas.

Administración:

Los aspectos administrativos de las herramientas de gestión de SaaS tienen que ver con las suscripciones en todos los departamentos de una empresa. Esto incluye el control de las fechas de renovación de las licencias, entre otras cosas. 

Flujo de trabajo de TI:

En este caso, las aplicaciones de gestión de SaaS no olvidan a los equipos de TI que lo hacen todo. Centradas en los flujos de trabajo de TI, estas aplicaciones pueden vigilar lo que el equipo de TI pueda necesitar para estar al tanto de sus operaciones de software.

Cumplimiento:

Las aplicaciones también pueden hacer un seguimiento de los términos con los que estás de acuerdo, cómo se utilizan y protegen los datos, y más información de ese tipo.

Cómo gestionar su gasto mensual en software de suscripción

La gestión de cualquier presupuesto se centra en establecer cantidades fijas para gastar en determinadas áreas. Para gestionar un negocio, debemos saber a qué presupuestos debemos atenernos en las principales áreas de la empresa. En cuanto a la gestión del software, hay que definir los costes que se pueden permitir mensualmente y anualmente. Para ello, nuestro Presupuesto del empresario de SaaS: Where to Spend & Where to Save de nuestro CEO puede ayudar.

Afortunadamente, las nuevas aplicaciones de gestión de SaaS están diseñadas como nuevas formas de realizar un seguimiento de sus aplicaciones y suscripciones de SaaS. Asegúrese de gastar dinero para sacar el máximo provecho de sus suscripciones utilizando herramientas más inteligentes si aún no lo está haciendo. 

Tener una suscripción mensual de aplicaciones SaaS, por ejemplo, es menos costoso que tener un montón de herramientas suscritas, en funcionamiento y con un mantenimiento constante a mano. Y, al final, que las herramientas funcionen de forma fiable es justo lo que necesitamos para nuestras empresas.

Recurring app como opción de gestión de herramientas SaaS

Recurring es una excelente opción en términos de herramientas de gestión de SaaS. Sin duda, ayuda a tener todo controlado en un solo lugar. 

Ayudando claramente a la gestión de las suscripciones, Recurring también edita, cancela y renueva todo lo que una empresa pueda necesitar. La aplicación también ayudará a las startups a optimizar todos sus usos de herramientas SaaS. 

Recurring también toma las integraciones de SSO y GSuite + Quickbooks y Xero para hacer un seguimiento de los miembros que están aprovechando funciones específicas para definirlas. De este modo, Recurring proporciona información sobre las herramientas que más utilizan los equipos, identifica lo que no se utiliza y sugiere lo que puede acabar ahorrando dinero a la empresa.

La aplicación está diseñada para ofrecer recomendaciones inteligentes siempre que las nuevas herramientas ofrezcan una oferta mejor que la actual.

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