Cómo hacer un seguimiento de los gastos de la empresa

2.11.2020
Angélica A.
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El seguimiento de los gastos empresariales de una empresa nueva es un asunto vital. Por eso es tan importante saber cómo hacer un seguimiento de los gastos de la empresa, especialmente durante las etapas iniciales de una pequeña empresa. Por supuesto, el mejor enfoque para los gastos de la empresa es el que funciona para los empresarios, los propietarios de la empresa y los miembros del equipo por igual. Hemos elaborado 8 sencillos consejos para hacer un seguimiento de los gastos de la empresa para facilitar la revisión de los gastos de la empresa. 

Esperando que esta lectura aclare la importancia de hacer un seguimiento de los gastos de la empresa de forma sencilla y útil, por favor, háganos saber si tiene alguna duda o comentario, como siempre. 

Cómo hacer un seguimiento de los gastos de la empresa

Aprender a hacer un seguimiento de los gastos de la empresa empieza por aceptar cuánto cuesta digitalizar los archivos y los recibos. 

Para empezar, escanea tus facturas, recibos y/o facturas. Después, utiliza una app para ordenar lo anterior en categorías. Con suerte, podrás contar con una app que gestione todas tus herramientas SaaS en una sola. Si no lo has hecho, echa un vistazo a Monthly para ello. Su uso debería facilitar la tarea de seguimiento de tus costes y gastos.

Si el escaneo es un problema, ayúdate añadiendo la mejor aplicación de escaneo en tu teléfono. Y acostúmbrese a documentar sus gastos. Hazlo en cuanto tengas la versión impresa de tus gastos. Confía en nosotros, entrar en el seguimiento de los gastos de una forma tan fluida como esta hará, sin duda, que cualquier posible auditoría de la startup sea una experiencia mucho más llevadera. 

8 sencillos consejos para controlar los gastos de la empresa

1. Trabajar con una sola cuenta bancaria

Para empezar con nuestros 8 sencillos consejos sobre cómo hacer un seguimiento de los gastos de la empresa, intente que todos sus gastos se paguen con una sola cuenta bancaria. Esto no significa tener una sola cuenta para todas las necesidades de su empresa. Sin embargo, aunque produzca diversas tarjetas de visita para distribuirlas entre los miembros de su equipo, mantenga el seguimiento de todos sus gastos a través de una única cuenta bancaria. Así, un único extracto puede facilitarle el trabajo de buscar todos sus pagos. Olvídese de perseguir los gastos cubiertos y demás en varios bancos o en múltiples cuentas e informes. Hacer esto también puede ser una gran manera de medir sus gastos imprevistos.

2. Trazar un mapa de su flujo de caja

No gestionar de la forma más eficaz su tesorería es la principal razón por la que las empresas deben cerrar. Fracasan. Por tanto, controle bien este aspecto y asegúrese de planificarlo. Al hacerlo, debes asegurarte de que tienes suficientes fondos en tu cuenta en todo momento para cubrir todo lo que necesitas, por ejemplo. Y esto, por supuesto, significa ahorrarse las comisiones por sobregiro, no sobrepasar el presupuesto ni enfrentarse a problemas de este tipo. 

3. Controla tus deducciones

Hablando de gastos, también aconsejamos estar atentos a las deducciones fiscales. La importancia de hacer un seguimiento de los gastos de la empresa también tiene que ver con la reclamación de deducciones fiscales de forma adecuada. Puede obtener un gran recorte en las cuotas de impuestos o grandes reembolsos si está al tanto de todas las oportunidades de cancelación. Para ello, el seguimiento de sus gastos empresariales es vital. 

4. Consigue un gestor de herramientas SaaS como Monthly

Sin embargo, para sacar el máximo partido a lo anterior, también puedes utilizar aplicaciones que vinculen directamente tu cuenta con tu software financiero y contable. Éstas pueden mantener registros de la actividad relevante para ti. Y, de nuevo, utiliza un gestor de herramientas SaaS como Monthly para controlar el rendimiento. La idea es encontrar una herramienta que te dé una visión de la frecuencia de uso y de los costes globales, tanto por periodo único como de forma continuada. 


5. Establezca fechas concretas para el seguimiento de los gastos

Tanto si acabas recurriendo a un gestor de herramientas como si lo haces manualmente por tu cuenta, asegúrate de comprobar siempre tus gastos con cierta periodicidad. Establece alarmas, si es necesario, o anota esta tarea en un calendario fiable. Pide informes a los miembros del equipo que hacen el seguimiento de tus gastos por ti. 

En definitiva, asegúrate de encontrar la herramienta adecuada que te permita estar al tanto de tus movimientos financieros. En este sentido, Monthly también es una gran sugerencia, ya que literalmente rastrea y optimiza tus gastos. 

Recuerda que tendrás que almacenar estos datos durante al menos 3 años a efectos fiscales, así que es mejor estar preparado para identificar cualquier gasto en cualquier momento si es necesario. Las auditorías son reales y pueden ocurrirle a una startup o a cualquier tipo de negocio en cualquier momento. 

6. Añadir información a sus registros

¿Recuerdas que más arriba recomendábamos escanear y almacenar los documentos a la vez? Eso ocurrirá cualquier día de la semana si es necesario. Asegúrate de almacenar los documentos adecuadamente. Las carpetas o los archivos específicos por mes y año pueden ayudar. En este sentido, un nuevo y sencillo consejo para hacer un seguimiento de los gastos de la empresa es anotar siempre el motivo y el tipo de gasto que está cubriendo con el comprobante o la factura guardada. Anota a qué se debe el pago, anotando "reparaciones de la oficina" en los vales de la ferretería o "informe del cliente" en una factura de comida, por ejemplo.

7. Respaldar todo técnicamente

Ya que habrás pasado por todo este trabajo de digitalizar, almacenar y alimentar las aplicaciones o el software de contabilidad con los registros de gastos de tu negocio, haz una copia de seguridad de todo ello en una nube. También puedes utilizar un software relacionado que te permita tener una copia de todos tus esfuerzos. 

8. Utilice sus recursos como guía

Con todos los pasos anteriores, debería ser más fácil tener una idea general y un desglose específico del destino de los fondos de tu startup. Con eso, potencia tu potencial para tomar decisiones financieras. ¿Necesitas reducir los gastos? Echa un vistazo a todos tus registros y revisa tus estados financieros. También puedes consultar el gestor de tu herramienta SaaS. Utiliza todo lo que tienes a tu alcance para averiguar dónde te sobra espacio en términos económicos. Hacerlo puede suponer una importante ventaja para crecer hacia la rentabilidad. 

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