Cómo hacer un seguimiento de los gastos mensuales

2.10.2020
Angélica A.
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Por supuesto, toda empresa tendrá que averiguar cómo calcular los gastos mensuales. Y, lo ideal es que esto ocurra en un momento temprano más que tarde. Precisamente por eso te damos ahora todo lo que necesitas saber sobre el seguimiento de los gastos mensuales. Por lo general, aprender a hacer un seguimiento de los gastos mensuales de forma eficiente facilita que se mantenga dentro del presupuesto. Esto es especialmente cierto cuando se trata de gastos y asignaciones de la empresa. También es una gran práctica manejar bien esta teoría a efectos fiscales. 

Por todo ello, las empresas incorporan a un gestor con experiencia demostrada. El objetivo es mantener bajos los costes de explotación mientras se mantiene un ritmo de crecimiento razonable. Tanto si los propietarios de la empresa están al tanto de los gastos mensuales como si delegan esta tarea en un miembro del equipo contratado, es una práctica muy necesaria para manejar bien el flujo de caja de una empresa. En cualquier caso, todas estas son las piedras angulares de una startup próspera y rentable. Sin embargo, ¿de qué hablamos realmente cuando hablamos de hacer un seguimiento de los gastos mensuales? 

Empecemos por lo micro en este lado de la economía empresarial. 

¿Qué son los gastos empresariales?

La definición de gasto empresarial puede considerarse el coste diario de mantener una empresa en funcionamiento. También conocidos como gastos operativos o incluso OPEX, estos costes se cubren idealmente con sus ingresos. También hay que tenerlos en cuenta cuando una empresa necesita determinar el beneficio general. 

¿Cuáles son algunos ejemplos de gastos empresariales?

Piensa en los costes que se producen en un ciclo determinado. Concéntrese en los que puede enumerar con regularidad. Esos deberían formar parte de tu lista de gastos empresariales. En caso de que quieras echar un vistazo, el IRS también define lo que puedes etiquetar como tal a efectos fiscales. Pero, a continuación, vamos a enumerar algunos gastos de funcionamiento como ejemplos para aclarar lo que son:

  • Publicidad y marketing
  • Costes de puesta en marcha
  • Espacio de oficina y alquiler (enumere los gastos de propiedad y mantenimiento, si se aplican. Deje también espacio para las reparaciones)
  • Servicios públicos
  • Suministros 
  • Nómina, sueldos y salarios (añada aquí las ventajas y beneficios, especialmente si le gusta la cultura de empresa)
  • Primas de seguro (normalmente por año o trimestre)
  • Licencias, impuestos y cuotas
  • Honorarios profesionales, como los de contabilidad y los legales
  • Costes de transporte (incluyendo combustible, seguro y otros gastos de viaje)
  • Entrega, expreso y flete

Ahora, veamos cómo se hace el seguimiento y la medición de lo anterior. 

¿Cómo calcular los gastos mensuales?

La estimación de los gastos mensuales de una empresa debe empezar por determinar cuáles son sus costes operativos en general. Para ello, retrocede unos meses si tienes ese margen. Y/o buscar transacciones en las que te hayas involucrado repetidamente durante un periodo de muestra. 

Considere los costes anuales, semestrales, trimestrales o de otra frecuencia. Aquí nos centramos en las cuotas mensuales, pero cualquier esfuerzo práctico en torno a este tema también tendrá en cuenta las que se producen en diferentes momentos. 

Ayúdate también de los sistemas de contabilidad online. Esto es así si estás comenzando o ya has utilizado esas herramientas en el arranque de tus finanzas. Recurre a los extractos bancarios si los necesitas. Y ten en cuenta todas las cuentas activas e inactivas vinculadas a tu empresa si lo haces. Los recibos, los cheques emitidos y otros documentos pueden ayudarte en este sentido. 

CONSEJO: Cuanto mejor defina los patrones de seguimiento de los gastos mensuales, mejor garantizará que los costes operativos no superen los ingresos. Hacerlo es crucial para poder obtener beneficios en el negocio. 

Dividir los gastos en fijos y variables

Un aspecto fundamental a la hora de aprender a hacer un seguimiento de los gastos mensuales es dividir los costes operativos en categorías fijas y variables. Separar las cifras de esta manera también debería revelar el margen de maniobra que tienes en lo que respecta a los distintos presupuestos. Descubrirá que sus gastos fijos están más relacionados con las necesidades más acuciantes del negocio, como el alquiler, los sueldos, los servicios públicos, etc. 

Por otro lado, saber qué costes son variables ayuda a reconocer los diferentes esfuerzos. Piensa en el marketing y la publicidad, por ejemplo, o en los beneficios de la empresa, entre otros. 

Además, agrupa los gastos de capital por lo que son. Si se remonta a los meses de inicio, puede encontrar costes elevados. Sin embargo, podrían estar relacionados con compras únicas de equipos, por ejemplo. También puede tratarse de gastos puntuales para ayudar a poner en marcha la empresa. Sea cual sea el caso, haz un seguimiento por separado de lo que esperas que sean tus costes operativos mensuales. 

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Cómo sacar el máximo partido a los gastos operativos de la empresa

Ahora, hagamos que todo lo anterior sea aún más útil -y rentable- para tu startup. Para ello, considera cuánto deberías gastar frente a lo que estás registrando en tu hoja de Excel. Y, para empezar, ten en cuenta que esto es algo que deberías preguntarte. 

Compare sus gastos, como hemos definido anteriormente. Sin embargo, pregúntese también (o pregunte a su gestor) qué debería y podría gastar en su lugar. Los registros deben ser una herramienta para medir los terrenos ideales. No los conviertas en un mero reflejo inamovible de tus finanzas para llevar la contabilidad. 

Existen varias teorías para fijar los gastos operativos. Una de ellas es la de limitar los gastos de la empresa a una parte específica de los ingresos totales. Hay quien dice que "una nómina que supera el 30% de los ingresos brutos es una de las razones más comunes por las que fracasan las empresas", por ejemplo. Téngalo en cuenta.

Ayúdate de los porcentajes

Y, hablando de porcentajes, puede ser útil convertir tus cifras netas en ellas. La idea es ver con precisión hacia dónde van tus valores más altos. 

Además, establezca objetivos de ingresos. Hazlo, sobre todo, en términos de beneficio neto después de impuestos, por ejemplo. Fija objetivos para seguir trabajando en ellos mientras revisas estas cifras de forma constante. También puedes pensar en trabajar en los presupuestos para el futuro próximo y lejano. Para ello, incluye los aumentos de gastos y las subidas, por ejemplo. Los porcentajes también son de gran ayuda cuando se trata de este tipo de proyecciones. Deben facilitar la forma de hacer los cálculos.  

Tome el control mediante el seguimiento mensual de los gastos

Por último, pero no por ello menos importante, disponer de un seguimiento de los gastos mensuales debería permitirle trabajar también con registros anuales. Eso ayuda a prever los picos y las épocas de menor actividad. Una plantilla de modelo financiero también puede ayudar. También revelará los gastos elevados en comparación con los fijos operativos, por ejemplo. Tenga en cuenta también herramientas como Monthly, que le ayudarán a realizar un seguimiento de sus gastos de SaaS fácilmente.

En definitiva, este tipo de trabajo debería ser una sólida herramienta financiera para la gestión de su negocio e iluminar sus objetivos y planes empresariales. Utilízalo para descubrir áreas problemáticas o diferentes soluciones, para guiar junto a otros aspectos de tu negocio hacia la salud financiera - y la riqueza.

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