¿Qué es un rastreador de gastos?

16.4.2021
Angélica A.
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Lo que no se ha dicho sobre los rastreadores de gastos es que seguramente pueden ser el mejor aliado empresarial para cualquier empresa que empieza. El software de seguimiento de gastos puede ser uno de los mayores activos en el arsenal de una startup - cuando se utiliza adecuadamente. 

Para facilitar la navegación por los rastreadores de gastos, primero le explicaremos la definición de lo que es un rastreador de gastos. 

¿Qué es un rastreador de gastos?

También conocidos como gestores de gastos o de dinero, los rastreadores de gastos suelen ser ahora herramientas en línea que ayudan (y éste es también su objetivo principal) a mantener el orden de las entradas y salidas de dinero de una empresa o individuo durante períodos específicos.  

¿Para qué sirve una herramienta de seguimiento de gastos? 

El software de seguimiento de gastos funciona para ordenar nuestros gastos empresariales o personales. De la misma manera que un calendario ordena un año, los famosos gestores de dinero ayudan a gestionar precisamente eso, las entradas y salidas de fondos de una empresa o persona, por así decirlo. 

Gracias a lo anterior, las herramientas de seguimiento pueden ayudar a combatir la mala gestión del dinero, por ejemplo. Y ayudan a visualizar con precisión los hábitos de gasto de la empresa, al tiempo que automatizan los pagos con diferentes servicios bancarios. Algunos ejemplos son las tarjetas de crédito, las cuentas de débito y diversos productos bancarios y otros productos en línea. 

Además, los gestores y fundadores pueden seguir fácilmente el uso y la eficiencia de las plataformas contratadas mediante herramientas de seguimiento de gastos. Y todo esto puede hacerse sin tener que esperar a los informes de contabilidad. Imagínate la cantidad de horas que se ahorran de trabajo manual en el seguimiento de los gastos y en los informes. 

Sobre eso, tenemos 4 pasos para el seguimiento de los gastos mensuales que creemos que pueden ayudar. Vamos a subirlos a continuación. 

4 pasos para controlar los gastos mensuales

1. Enfrentarse a los demonios

Por supuesto, lo decimos como una expresión, pero buscamos ponerle nombre y cara a un fantasma que probablemente vive dentro de la mente de muchas personas. Y es el miedo a enfrentarse a nuestras cuentas bancarias. 

El paso número uno para hacer un seguimiento de los gastos mensuales empieza por superar el miedo a mirar nuestros estados financieros, los saldos de las cuentas y el estado general de las mismas. Ver cómo estamos cuando sabemos bien que nuestros presupuestos son ajustados puede hacer que ver los saldos sea un pensamiento aterrador, y mucho menos un acto ordinario. 

Los hábitos de descanso alivian el problema de ver los números en tiempo real. Y eso es lo que recomendamos atreverse a hacer desde el principio. Convierta en un hábito común -y saludable- ver con precisión en qué punto se encuentra y tome las riendas de sus próximos presupuestos, también. Echa un vistazo duro -e incluso blando- a tus cifras contables. Define cuánto dinero tienes y dónde están los saldos. Utilízalos para establecer proyecciones, volver atrás y ver cómo te ha ido en un periodo determinado, o mirar al futuro con ojos más estables. Además de utilizar programas informáticos como Recurring para hacer un seguimiento de este tipo de movimientos en un abrir y cerrar de ojos, también puedes simplemente poner las cifras reunidas en una hoja de cálculo. Y utilizarla también para el seguimiento de los gastos.

De cualquier manera, una vez que completes todo esto aquí, podemos pasar al paso número 2. 

2. Automatizar el seguimiento

Deje que una herramienta haga el seguimiento automáticamente por usted en el futuro. Encuentre formas de reducir el tiempo necesario para suministrar los datos anteriores y de producir automáticamente lo que de otro modo sería un tiempo manual considerable para obtener resultados precisos. Aproveche al máximo la tecnología y deje que una herramienta centralizada registre lo que ocurre con su SaaS y otras pilas, al tiempo que hace un seguimiento de sus gastos para optimizarlos. 

3. Clasificar

Trabaja con tus gastos en una especie de hoja de cálculo como la que acabas de crear. O bien configura tu software de seguimiento de gastos para que lo haga por ti y trabajes de forma constante como necesites. 

La idea es poder repasar los importes de los pagos y los tipos de gastos con bastante facilidad. Tenga a mano registros accesibles y busque una visión clara de sus gastos por categoría. Haciendo esto puede determinar rápidamente dónde se encuentra el gran equilibrio o los fondos van un poco por encima o por debajo. 

Por supuesto, las hojas de cálculo como nuestra plantilla de modelo financiero son sólo alternativas a una plataforma basada en la nube. También puedes conectarte a una plataforma de esta manera para compartir y cargar lo que te gustaría automatizar.

4. Hacer el análisis

Una vez que haya reunido datos más allá de una sola ocasión y tenga el hábito de hacer un seguimiento de los gastos con regularidad, empiece a hacerse las preguntas más ventajosas y a remodelar la forma en que comienzan sus finanzas. 

Examine sus datos por categoría para ver cuáles podrían reducirse o combinarse y utilizarse de forma más eficaz. Comprueba los gastos fijos frente a los variables para ver si alguno está por encima de lo necesario en este momento. 

Y lo que es más importante, compruebe sus saldos para ver si sus entradas siguen siendo mayores que sus salidas. O, por lo menos, donde lo quieres idealmente. Si estás en tu nivel ideal, ¡fantástico! Si no lo estás, ¡es el brillo perfecto para rediseñar! 

5. Proyectos de presupuesto

Si aún no lo has hecho, el último paso para controlar los gastos de tu negocio es definir los presupuestos. Especialmente si la salida de dinero es alta en comparación con lo que entra, trabaja en nuevos presupuestos para nivelar tu actividad de una manera que funcione mejor para ti en los próximos períodos. 

Deja espacio para tus listas de cosas imprescindibles, tanto como para tus ideales. Y no olvides los imprevistos y otros gastos. Pero, sobre todo, asegúrate de comunicar tus presupuestos a todas las partes interesadas. La idea de un presupuesto es establecer objetivos que los equipos puedan seguir. Son indicaciones claras del margen de gasto y de lo que podemos hacer para actuar en diversos frentes. Tener claros estos objetivos a nivel de equipo es muy importante para alcanzarlos. 

La mejor aplicación de seguimiento de gastos que existe actualmente.

Si tuviéramos que recomendar una aplicación de seguimiento de gastos, sin duda responderíamos por nuestro propio Recurring software. Y lo decimos no sólo porque confiamos en nuestro producto tanto como para ponerlo en un mercado competitivo. Pero también lo decimos porque sabemos que hemos puesto toneladas de esfuerzo para resolver las deficiencias más comunes en las plataformas SaaSOps.

Somos una startup de éxito que ha pasado por docenas de herramientas y trabaja con un conjunto de pilas SaaS propias. Utilizando esa experiencia, hemos ideado un producto que permite gestionar fácilmente las herramientas desde un único lugar a medida que la empresa crece. Esperamos que puedas aprovechar al máximo lo que te ofrece este nuevo servicio.

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